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戸籍の取り方

目次

1.戸籍と除籍

戸籍に載っている人全員が除籍されると、その戸籍は戸籍簿から除かれて(消除といいます)除籍簿に移されます。

この除籍簿は、戸籍簿と同様、本籍地の市町村が年ごとにまとめて保存しています。

図は実際の除籍謄本です。

左上部分に「除籍」と記載されています。

 

戸籍謄本、除籍謄本それぞれ何を証明する書類かというと 

戸籍謄本とは・・・

現在の夫婦関係や親子関係(身分関係といいます)を証明する書類

 

除籍謄本とは・・・

結婚、離婚、死亡、転籍などによって、その戸籍に記載されている、在籍している人が誰もいなくなった状態の戸籍を証明するもので、相続手続き上でいえば、戸籍謄本が作られる前の亡くなった人の身分関係を証明する書類とも言えます。

 

除籍謄本が必要な具体的な場面としては、例えば銀行預金を相続したとします。そうすると遺族は銀行から戸籍謄本の他にも除籍謄本も取るよう求められるようなケースです。これは戸籍をさかのぼって相続人が他にいないかを確認する必要があるからです。戸籍簿につづられている戸籍にはない身分関係が載っている可能性もあるということですね。

 

2.改製原戸籍とは

戸籍の記載事項や書式などは戸籍法戸籍法施行規則に規定されています。

戸籍制度がスタートした明治5年以降、これらの規定は何度か改められ、新基準の戸籍に改製されています。

「戸籍とはどういうものか」ページ参照)

一番新しい基準は平成6年の法改正になります。

この改正によって変更となった主な点は

  • 戸籍事務の電子化(従来の紙の戸籍用紙から磁気ディスクに記録する事になった)
  • 縦書きから横書きへ 

法改正が行われたのは平成6年ですが、実施時期についてはそれぞれの市町村ごとの事情を考慮し一律ではありませんでしたが、令和2年までの時点で全ての自治体において電子化が終了しています。

 

上記のように法改正によって新基準の戸籍に作り替えることを改製(かいせい)といいますが、この作り替えられた元の戸籍のことを改製原戸籍(かいせいはらこせき、又はかいせいげんこせき、どちらも正解ですが、当事務所では「かいせいはらこせき」と呼んでいます)

 

 

右の図は実際の縦書き、電子化前の改製原戸籍謄本です。

 

右欄外に「改製原戸籍」というハンが押されています。

その下の

「平成六年法務省令第五十一号附則第二条第一項による改製につき平成拾年四月拾壱日消除㊞」という記載から、この戸籍が改製により消除(除籍)された戸籍だとわかります。

 

改製原戸籍も除籍された戸籍ということですね。

 

3.戸籍の附票とは

本籍地と現住所が一致しないことはよくあることですが(「戸籍とはどういうものか」参照)、戸籍に載っている本人の現住所が確認できるよう、戸籍にはその移り変わりを記録した附票(ふひょう)が付けられています。

引っ越し先の市区町村役場で住民登録手続きが終わると、そこから本籍地の市区町村役場に送付され、附票に現住所が記録されるようになっています。

この戸籍の附票も、戸籍に載っている本人や家族であれば戸籍謄本同様、本籍地のある市区町村役場の窓口で取る事ができます。

 

4.請求方法

戸籍はそこに載っている人の個人情報そのものですので、交付請求できる人は当然法律で制限されています。戸籍に記載された本人、その配偶者、直系親族の他は、請求には正当な理由が必要になります。

 

請求するには窓口で直接請求する方法と郵送で請求する方法があります。

 

 

✅窓口で請求する場合

 

請求人(実際に窓口に来た人)の身分が確認できる証明書が必要です。例えば運転免許証パスポートマイナンバーカード、これら顔写真付きの公的機関が発行する証明書を呈示するのがよいでしょう。顔写真がない健康保険証などでは不十分で更に追加の証明できるものの呈示を求められるかもしれません。実印は必要ありませんが、認印を持参してください。自治体窓口によりケースバイケースなので詳しくは最寄りの自治体に直接確認されるとよいと思います。

 

市区町村の戸籍関係窓口受付台に設置されている交付請求用紙に必要事項を記入し、請求者本人の身分が確認できる証明書と共に窓口に提出をして、指示された手数料を現金で支払い戸籍謄本など請求書類を受け取り完了です。

 

なお、偽りその他、不正な手段で戸籍謄本を入手すると、30万円以下の罰金に処せられます。

 

【窓口に持参するもの】

  • 印鑑(認印でOK)
  • 請求者の本人確認書類(運転免許証・パスポート・マイナンバーカードなど顔写真付きのもの)
  • 手数料(現金)

 

※右の図の交付請求書は京都府向日市用です

 

✅郵送で請求する場合

 

本籍地が遠く、直接窓口に行くのが難しい場合、郵送請求用の交付申請書を使い郵送請求することも出来ます。

その場合、請求用紙の他に手数料本人確認書類(免許証等のコピー)、切手を貼った返信用封筒など必要な書類を送ることになります。

手数料については、郵便局で購入できる定額小為替を使用する自治体が多いと思います。

右の図は京都府向日市用の請求用紙ですが、各市町村により若干異なります。

窓口請求の場合と異なり、職員の方にその場で直接状況を伝えたり不明な点を聞いたりすることができないので、交付請求する理由や状況などを簡単でいいので別紙メモ紙に書いて一緒に送付しておくとよいでしょう。

 

現在は多くの自治体で請求用紙をホームページ上に公開していますので、ご自身の請求先のホームページをまずは確認し、ダウンロードして使うようしてください。できれば戸籍窓口に電話を入れ、請求方法や手数料などを確認できればバッチリです。昔は分かりませんが、今は窓口や電話でもとても親切に応対してくださいます。

 

【用意するもの】

  • 交付請求書(自治体ホームページからダウンロード、印刷して記入)
  • 本人確認書類の写し
  • 手数料(手数料分の定額小為替を郵便局で購入しておく)
  • 切手を貼った返信用封筒(宛名に自分の住所、名前を記載)
  • (可能であれば請求理由などを書いたメモ紙)

 

以上、戸籍の取り方についてまとめてみました。

戸籍謄本などを請求する機会は、日常生活では少ないと思いますが、ご自身の結婚や身内の相続手続きなどが発生した際には必ず必要となりますので、この記事が参考になれば幸いです。

次回は「遺産相続と戸籍」について触れたいと思います。

最後までお読みくださりありがとうございました。

 

特定行政書士 林 宏雄

 

↓これまでの戸籍関係の記事

「戸籍とはどういうものか」

「戸籍はどのように作られるか」